Regulamin usługi KSeFinbox

§1. Definicje

Usługodawca — grupa ism sp.j. z siedzibą w Bydgoszczy, ul. Wiejska 2, 85-458 Bydgoszcz, NIP: 9671357515.
Serwis — aplikacja internetowa KSeFinbox dostępna pod adresem panel.ksefinbox.pl wraz ze stroną informacyjną ksefinbox.pl.
Użytkownik — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która założyła konto w Serwisie.
KSeF — Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Ministerstwo Finansów RP.
Usługa — automatyczne monitorowanie KSeF pod kątem nowych faktur wystawionych na NIP Użytkownika oraz przesyłanie tych faktur w formacie XML i ich wizualizacji w formacie PDF na adres e-mail Użytkownika.
Abonament — opłata za korzystanie z Usługi w wybranym okresie rozliczeniowym.
Konto — indywidualne konto Użytkownika w Serwisie, chronione loginem i hasłem.

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z Serwisu KSeFinbox oraz świadczenia Usługi drogą elektroniczną.
Korzystanie z Serwisu oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.
Serwis przeznaczony jest wyłącznie dla przedsiębiorców w rozumieniu ustawy — Prawo przedsiębiorców. Użytkownik oświadcza, że nie jest konsumentem w rozumieniu art. 22¹ Kodeksu cywilnego.
Do korzystania z Serwisu wymagana jest przeglądarka internetowa z obsługą JavaScript oraz aktywne konto e-mail.

§3. Rejestracja i Konto

Rejestracja w Serwisie jest bezpłatna i wymaga podania adresu e-mail.
Aktywacja konta następuje po kliknięciu w link aktywacyjny przesłany na podany adres e-mail i ustawieniu hasła.
Użytkownik zobowiązuje się do podania prawdziwych danych i ich aktualizowania w przypadku zmian.
Użytkownik jest odpowiedzialny za poufność swojego hasła i za wszelkie działania wykonane za pośrednictwem jego Konta.
Usługodawca może zablokować lub usunąć Konto w przypadku naruszenia Regulaminu.

Usługa polega na:

automatycznym odpytywaniu KSeF o nowe faktury wystawione na NIP Użytkownika,
przesyłaniu tych faktur w formacie XML i ich wizualizacji w formacie PDF,
udostępnianiu w panelu klienta informacji o pobranych fakturach (numer, data, wystawca).

Serwis nie przechowuje kopii faktur. Dane faktur przetwarzane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do wygenerowania i wysłania faktur do Użytkownika.
Po przesłaniu faktury w Serwisie przechowywane są jedynie metadane faktury (numer, data, NIP wystawcy)
Serwis nie jest programem księgowym, nie zastępuje systemu ERP i nie służy do wystawiania faktur.
Usługa wymaga tokenu wygenerowanego przez Użytkownika w systemie KSeF, token musi mieć uprawnienia do odczytywania faktur
Tokeny autoryzacyjne KSeF są szyfrowane kluczem asymetrycznym (RSA) i przechowywane w formie zaszyfrowanej. Usługodawca nie ma dostępu do odszyfrowanych tokenów poza procesem automatycznego odpytywania KSeF.

Miesiąc kalendarzowy, w którym Użytkownik zarejestruje się w Serwisie i poprawnie skonfiguruje integrację z KSeF, jest bezpłatny (okres próbny).
W okresie próbnym Użytkownik otrzymuje pełną funkcjonalność Usługi, w tym powiadomienia o wszystkich fakturach wystawionych od pierwszego dnia miesiąca rejestracji.
Po zakończeniu okresu próbnego korzystanie z Usługi wymaga wykupienia Abonamentu. Brak aktywnego Abonamentu powoduje zawieszenie monitorowania KSeF.

Usługa dostępna jest w następujących planach abonamentowych:
- Miesięczny — 20 zł netto (24,60 zł brutto),
- Kwartalny — 50 zł netto (61,50 zł brutto),
- Półroczny — 100 zł netto (123,00 zł brutto).

Wszystkie ceny podane są w złotych polskich. Do cen netto doliczany jest podatek VAT w stawce 23%.
Abonament przedłuża okres aktywności Usługi o odpowiednią liczbę miesięcy, licząc od dnia płatności lub od końca bieżącego okresu abonamentowego (w zależności od tego, co nastąpi później).
Płatność możliwa jest:
- online — za pośrednictwem serwisu PayNow (szybki przelew, BLIK, karta płatnicza),
- przelewem tradycyjnym — na podstawie faktury proforma generowanej automatycznie w panelu klienta.

Faktura VAT wystawiana jest po zaksięgowaniu wpłaty i przesyłana na adres e-mail Użytkownika.
Abonament nie odnawia się automatycznie. Użytkownik samodzielnie decyduje o przedłużeniu.

Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał nieprzerwanie, jednak nie gwarantuje 100% dostępności.
Usługodawca zastrzega sobie prawo do krótkich przerw technicznych w celu konserwacji lub aktualizacji Serwisu.
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w działaniu Usługi wynikające z:
- niedostępności lub awarii systemu KSeF,
- siły wyższej,
- działań lub zaniechań dostawców usług internetowych,
- błędnej konfiguracji po stronie Użytkownika.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
- kompletność, terminowość ani poprawność danych pobieranych z KSeF — źródłem danych jest system rządowy,
- skutki decyzji podjętych przez Użytkownika na podstawie informacji uzyskanych z Serwisu,
- opóźnienia w dostarczeniu powiadomień e-mail wynikające z działania serwerów pocztowych Użytkownika,
- szkody wynikające z udostępnienia przez Użytkownika danych dostępowych do Konta osobom trzecim.

Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu świadczenia Usługi ograniczona jest do wysokości Abonamentu uiszczonego przez Użytkownika za bieżący okres rozliczeniowy.
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za utracone korzyści.

Reklamacje dotyczące funkcjonowania Serwisu należy zgłaszać na adres e-mail: biuro@ksefinbox.pl.
Reklamacja powinna zawierać: dane Użytkownika (login, NIP), opis problemu oraz oczekiwany sposób rozwiązania.
Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania i poinformuje Użytkownika o wyniku drogą e-mail.

Użytkownik może w każdej chwili zaprzestać korzystania z Serwisu, nie przedłużając Abonamentu.
Użytkownik może zażądać usunięcia Konta, przesyłając wniosek na adres biuro@ksefinbox.pl. Konto zostanie usunięte w ciągu 7 dni
roboczych.
Usunięcie Konta jest równoznaczne z cofnięciem autoryzacji w KSeF po stronie Serwisu. Użytkownik może dodatkowo samodzielnie cofnąć uprawnienia w systemie KSeF.
W przypadku usunięcia Konta niewykorzystana część Abonamentu nie podlega zwrotowi, chyba że usunięcie nastąpiło z winy Usługodawcy.

Administratorem danych osobowych jest Usługodawca.
Dane osobowe przetwarzane są w celu świadczenia Usługi, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (wykonanie umowy).
Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zawiera Polityka prywatności.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu.
O zmianach Regulaminu Użytkownicy zostaną poinformowani drogą e-mail z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
Dalsze korzystanie z Serwisu po wejściu w życie zmian oznacza ich akceptację. W przypadku braku akceptacji Użytkownik ma prawo zaprzestać korzystania z Serwisu.

§13. Postanowienia końcowe

Regulamin wchodzi w życie z dniem 15 lutego 2026 r.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.

Wszelkie spory wynikające z korzystania z Serwisu rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.