Polityka prywatności

§1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest grupa ism sp.j. z siedzibą w Bydgoszczy, ul. Wiejska 2, 85-458 Bydgoszcz, NIP: 9671357515 (dalej: „Administrator”).

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych: biuro@ksefinbox.pl.

§2. Jakie dane zbieramy

W ramach korzystania z serwisu KSeFinbox przetwarzamy następujące dane:

  1. Dane rejestracyjne: adres e-mail, login (nazwa użytkownika).
  2. Dane firmy: NIP, adres e-mail i token KSeF — podawane dobrowolnie przez Użytkownika w celu konfiguracji monitorowania KSeF oraz generowania i przesyłania dokumentów rozliczeniowych.
  3. Metadane faktur: numer faktury, data wystawienia, NIP wystawcy — pobierane automatycznie z KSeF w celu generowania powiadomień. Nie przechowujemy pełnej treści faktur w żadnej postaci.
  4. Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki, data i godzina logowania — zbierane automatycznie w celach bezpieczeństwa i diagnostycznych.
  5. Dane płatności: informacje o transakcjach (kwota, data, status). Dane karty płatniczej i rachunków bankowych przetwarzane są wyłącznie przez operatora płatności (PayNow/mBank S.A.) — Administrator nie ma do nich dostępu.

§3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane przetwarzane są w następujących celach:

  1. Świadczenie Usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — rejestracja konta, monitorowanie KSeF, wysyłanie powiadomień, obsługa płatności.
  2. Realizacja obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) — wystawianie faktur VAT, prowadzenie dokumentacji księgowej.
  3. Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu, dochodzenie roszczeń, analiza techniczna i diagnostyka.

§4. Bezpieczeństwo danych

  1. Połączenie z Serwisem zabezpieczone jest protokołem TLS (HTTPS).
  2. Wrażliwe dane (NIP, e-mail) przechowywane są w bazie danych w formie zaszyfrowanej (Fernet/AES).
  3. Tokeny autoryzacyjne KSeF szyfrowane są kluczem asymetrycznym RSA i przechowywane w formie, do której Administrator nie ma bezpośredniego dostępu poza procesem automatycznego odpytywania KSeF.
  4. Hasła użytkowników przechowywane są w postaci skrótu kryptograficznego (hash) — Administrator nie zna haseł Użytkowników.

§5. Udostępnianie danych

Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie:

  1. Operatorowi płatności — mBank S.A. (PayNow) — w zakresie niezbędnym do realizacji transakcji płatniczych.
  2. Dostawcom usług hostingowych — w zakresie niezbędnym do utrzymania infrastruktury Serwisu.
  3. Organom państwowym — wyłącznie na podstawie obowiązujących przepisów prawa, na żądanie uprawnionych organów.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych ani nie udostępnia ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.

§6. Okres przechowywania

  1. Dane konta — przez czas istnienia Konta oraz 30 dni po jego usunięciu (na wypadek konieczności przywrócenia).
  2. Metadane faktur — przez czas istnienia Konta. Po usunięciu Konta metadane są trwale usuwane.
  3. Dane rozliczeniowe (faktury VAT) — przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego (5 lat od końca roku podatkowego).
  4. Logi techniczne — przez okres 90 dni.

§7. Prawa Użytkownika

Użytkownikowi przysługują następujące prawa:

  1. Prawo dostępu — uzyskanie informacji o przetwarzanych danych.
  2. Prawo do sprostowania — poprawienie nieprawidłowych danych.
  3. Prawo do usunięcia — żądanie usunięcia danych (z zastrzeżeniem obowiązków prawnych Administratora).
  4. Prawo do ograniczenia przetwarzania.
  5. Prawo do przenoszenia danych.
  6. Prawo do sprzeciwu — wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
  7. Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Realizacja powyższych praw następuje na wniosek przesłany na adres: biuro@ksefinbox.pl.

§8. Pliki cookies

  1. Serwis wykorzystuje pliki cookies niezbędne do działania (sesja logowania, token CSRF).
  2. Serwis nie wykorzystuje plików cookies w celach reklamowych ani analitycznych.
  3. Użytkownik może zarządzać plikami cookies w ustawieniach przeglądarki.

§9. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności. O zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani drogą e-mail z 14-dniowym wyprzedzeniem.

Ostatnia aktualizacja: 15 lutego 2026 r.